Handleiding

De ProjectCheck omvat:

  • Zeven sets van 26 kaarten, 25 met stellingen en een rolkaart
  • Drie kaarten ter toelichting op de drie symbolen onderaan op de 25 kaarten
  • Deze handleiding

 

Voorbereiding

Doel: Vaststellen welke rollen relevant zijn in het project en de betrokkenen uitnodigen Wie: Degene die het project door middel van De ProjectCheck wil evalueren Duur: circa 1 uur

  1. Bepaal welke rollen relevant zijn voor deze ProjectCheck. Drie rollen moeten altijd vertegenwoordigd zijn: de gebruiker van het projectresultaat, de projectleider en de opdrachtgever. Dit zou u de kernrollen van ieder project kunnen noemen. Vaak zijn er in een project verschillende gebruikers aan te wijzen.
  2. Wanneer u te maken heeft met meerdere opdrachtgevers, gebruikersgroepen of groepen in de projectomgeving: benoem over wie u het heeft. Bijvoorbeeld: de bewoners van de Stadssingel, of: de manager van afdeling X.
  3. Bepaal welke mensen aan De ProjectCheck zullen deelnemen. Streef er naar dat de personen die de rollen bezetten zoveel mogelijk zelf aanwezig zijn. Als dat niet mogelijk is: bepaal wie de rol ‘voor zijn rekening’ zal nemen. Vraag deze persoon in de schoenen van de ander te gaan staan. Zorg ervoor dat er geen dubbelrollen ontstaan.
  4. Bepaal wie de bijeenkomst zal begeleiden. Het is aan te raden dat deze persoon verder niet deelneemt aan De ProjectCheck, hij functioneert als procesbegeleider.
  5. Nodig alle betrokkenen uit, en licht zo nodig hun rol, en die van de procesbegeleider toe.

 

Aan de slag

Duur: circa 2,5 uur Benodigd: set kaartjes per rol, flip-over, stiften, post-its

Introductie U zorgt dat aanleiding, doel, werkwijze, tijdsbeslag en resultaat van deze ProjectCheck voor iedereen duidelijk zijn.

Ronde 1: wat gaat er goed? (1 uur)

In de eerste ronde onderzoekt u wat iedereen als sterke punten in het project ervaart en wat die opleveren.

  1. Iedereen krijgt de set kaarten die hoort bij zijn rol.
  2. Iedere deelnemer bepaalt welke drie kaartjes volgens hem het beste weergeven waarom het goed gaat in het project. Laat de kaartjes een inspiratiebron zijn, herformuleer zo nodig in uw eigen woorden wat er uitgesproken goed gaat. Ontbreekt er volgens u écht iets, ‘gebruik’ dan het blanco kaartje 25 en maak een eigen formulering.
  3. Iedereen bepaalt welk kaartje hij (het eerst) zou willen toelichten en legt vervolgens kort uit waarom hij dat kaartje gekozen heeft. De deelnemers geven daarbij aan welke invloed het vermelde punt volgens hen op het succes van het project of de organisatie heeft. Bij voorbeeld voor het projectteamlid dat gekozen heeft voor kaartje 18 ‘Het is duidelijk dat wij de afspraken met de gebruiker nakomen’: ‘Ik vind dat een fijne manier van werken, want je hoeft niet overal drie keer achter aan te lopen en bovendien sprak laatst de klant daar zijn waardering over uit.’ Noteer de punten zichtbaar voor iedereen.
  4. Bespreek: Hoe komt het dat dit de sterke punten zijn? Waarom gaat het zo goed? Oftewel: wat zijn de drie belangrijkste succesfactoren van dit project? Een voorbeeld, wederom voor kaartje 18 ‘Het is duidelijk dat wij de afspraken met de gebruiker nakomen’: ‘… want iedereen in het team heeft steeds het volledige overzicht van het project’. En: Hoe zorgt u er met elkaar voor dat u die succesfactoren vasthoudt? Bijvoorbeeld: ‘Bij de start van projecten zeggen projectleiders toe alle informatie zoveel mogelijk met iedereen te delen. En we houden elkaar daarover bij de les.’
  5. Vier dit succes op een gepaste manier!

 

Ronde 2: wat kan er beter? (1 uur)

In de tweede ronde gaat u op zoek naar verbetermogelijkheden. Ook onderzoekt iedereen wat hij daar persoonlijk aan kan doen.

  1. Net als in ronde 1 krijgt elke rol ‘zijn eigen’ kaarten.
  2. Iedereen kiest weer drie kaarten. Focus nu op: wat loopt niet goed genoeg, wat kan er beter? Ontbreekt er volgens u écht iets, gebruik dan het blanco kaartje 25 om een eigen formulering te maken.
  3. Iedereen licht zijn belangrijkste kaart toe: waarom heeft u deze gekozen? Welke last heeft u/het project er van dat dit niet goed loopt? De anderen reageren niet, daarvoor is later gelegenheid.
  4. Bepaal gezamenlijk welke drie kaartjes het succes van het project het meest in de weg staan. Leg de gekozen kaartjes goed zichtbaar voor iedereen op tafel.
  5. Maak een analyse van de mogelijke oorzaken, wat is niet goed geregeld of ontbreekt? Noteer de punten voor iedereen zichtbaar.
  6. Stel vast welke oorzaken – verbeterpunten – u het eerste zou willen aanpakken.
  7. Iedereen beantwoordt nu per verbeterpunt de vragen a tot en met d, neem hiervoor 5 minuten individueel.
  • a. Kunnen sterke punten uit de eerste ronde helpen bij het verbeteren van de minder sterke punten?
    b. Kan ik het verbeteren van deze punten direct zelf oppakken of denk ik dat iemand anders dat zou moeten doen?
    c. Als u er niet direct zelf iets aan kunt: wie kan dat wel, en wat wilt u dat die ander er aan doet? Stel vervolgens vast wat u er zelf aan kunt doen om te zorgen dat de ander het verbeterpunt oppakt.
    d. Stel vast of u ‘quick-wins’ kunt maken: wat kunt u of anderen vanaf morgen anders doen?

8. Iedereen vertelt zijn voornemens aan de groep, maak afspraken. U noteert die zichtbaar voor iedereen.
9. Voor welke punten moet u gezamenlijk actie ondernemen? Maak daar ook afspraken over.
Afsluiting

  1. Stel vast: in hoeverre zijn de positieve en verbeterpunten die u heeft gevonden kenmerkend voor het projectmanagement in de organisatie? Is het nodig dat hierin verandering wordt gebracht? Wat kunt u daar aan doen?
  2. Iedereen stelt voor zichzelf vast: Hoe was het om De ProjectCheck te doen? Wat voor nieuws heeft het opgeleverd? Wat kan de volgende keer beter? Deel dit met de groep.
  3. Plan een vervolgafspraak om de resultaten van de uitvoering van alle voornemens met elkaar uit te wisselen.

 

Is uw project niet ‘standaard’? Bekijk dan de suggesties over de omgang met bijvoorbeeld meerdere groepen gebriukers of verschillende opdrachtgevers, externe projectleiders en wat dies meer zij.

Klik hier voor een overzicht van de varianten van De ProjectCheck